Бардак з електронною поштою. Ось, як із цим боротися

Чи замислювалися ви, як керуєте своєю електронною поштою? Швидше за все, ви просто залишаєте тисячі листів непрочитаними. Але нове дослідження передбачає, що якщо ви залишите всі свої електронні листи у вхідних, то, швидше за все, залишитеся незадоволені керуванням особистими записами.

Під час попереднього опитування учасників запитали, як вони поводяться зі своїми особистими записами, такими як рахунки, онлайн-підписки тощо. Багато хто з них приходить електронною поштою, пише ScienceAlert. За підсумками більшість респондентів залишали свої електронні записи в електронній пошті. І лише половина зберігала такі елементи, як рахунки та інші документи, в інших місцях, наприклад, на своєму комп'ютері або у хмарі. І, звісно, така неорганізована поштова скринька призводила до проблем, включаючи відсутність рахунків та втрату важливої кореспонденції.

Чому погано не стежити за поштовою скринькою

У сучасному світі отримання рахунків, продовжень страховки та інших домашніх документів електронною поштою економить час і гроші, а також скорочує непотрібне використання паперу. Проте є ризики, якщо ви не стежите за своїми електронними записами. Респонденти у новому дослідженні повідомляли про такі проблеми, як прострочена реєстрація транспортних засобів, неможливість скасувати небажані підписки та ігнорування податкових відрахувань, оскільки було надто складно знайти квитанції. А це говорить про те, що штрафи за прострочення та інші порушення електронної пошти можуть коштувати людям дуже дорого. До того ж, дослідження показують, що, крім фінансових витрат, відсутність сортування та управління електронними записами ускладнює збір інформації, необхідної під час сплати податків або в інших ситуаціях з високими ставками, таких як заявки на кредит.

Основні проблеми, пов'язані з залишенням всієї електронної пошти у вхідних

1. Користувачі можуть втратити уявлення про завдання, які потрібно виконати. Наприклад, рахунок, який необхідно сплатити, може прослизнути непоміченим, заглушений іншими електронними листами.
2. Використання пошуку для повторного пошуку електронних листів означає, що вам потрібно точно знати, що ви шукаєте. Наприклад, під час сплати податків пошук квитанцій про благодійні пожертвування залежить від запам'ятовування того, що шукати, а також від точного формулювання в електронному листі, що містить квитанцію.
3. Багато рахунків і заяв відправляються над вигляді вкладень до електронних листів, а вигляді гіперпосилань. Якщо ви зміните свій банк або іншого постачальника послуг, ці гіперпосилання можуть бути недоступними надалі.

Поради щодо покращення управління записами

Результати дослідження пропонують набір методів, які можуть допомогти вам контролювати свої електронні записи та запобігти стресу або фінансовим втратам:

• сортуйте електронну пошту за папками за категоріями або зберігайте записи у папках у хмарі або на комп'ютері;
• завантажувати документи, які не прикріплені до електронних листів та не надіслані вам, наприклад, рахунки за комунальні послуги та всі ваші платіжні відомості;
• поміщайте важливі оновлення у свій календар як нагадування та видаліть небажану пошту та відпишіться від розсилок, щоб вашу поштову скриньку можна було перетворити на список справ.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал, щоб не пропустити важливих новин. Підписатися на канал у Viber можна тут.