Бардак с электронной почтой. Вот, как с этим бороться

Задумывались ли вы, как управляете своей электронной почтой? Скорее всего, вы просто оставляете тысячи писем непрочитанными. Но новое исследование предполагает, что если вы оставите все свои электронные письма во входящих, то скорее всего останетесь недовольны управлением личными записями.

Во время предварительного опроса участников спросили, как они обращаются со своими личными записями, такими как счета, онлайн-подписки и т.д. Многие из них приходят по электронной почте, пишет ScienceAlert. По итогам большинство респондентов оставляло свои электронные записи в электронной почте. И только половина хранила такие элементы, как счета и другие документы, в других местах, например на своем компьютере или в облаке. И, конечно, такой неорганизованный почтовый ящик приводил к проблемам, включая отсутствие счетов и потерю важной корреспонденции.

Почему плохо не следить за почтовым ящиком

В современном мире получение счетов, продолжений страховки и других домашних документов по электронной почте экономит время и деньги, а также сокращает ненужное использование бумаги. Однако есть риски, если вы не следите за своими электронными записями. Респонденты в новом исследовании сообщали о таких проблемах, как просроченная регистрация транспортных средств, невозможность отменить нежелательные подписки и игнорирование налоговых вычетов, поскольку было сложно найти квитанции. А это говорит о том, что штрафы за просрочку и другие нарушения электронной почты могут стоить людям очень дорого. К тому же, исследования показывают, что кроме финансовых затрат отсутствие сортировки и управления электронными записями усложняет сбор информации, необходимой при уплате налогов или в других ситуациях с высокими ставками, таких как заявки на кредит.

Основные проблемы, связанные с оставлением всей электронной почты у входящих

1. Пользователи могут потерять представление о задачах, которые необходимо выполнить. Например, счет, который необходимо оплатить, может проскользнуть незамеченным, заглушенный другими электронными письмами.
2. Использование поиска для повторного поиска электронной почты означает, что вам нужно точно знать, что вы ищете. Например, при уплате налогов поиск квитанций о благотворительных пожертвованиях зависит от запоминания того, что искать, а также от точной формулировки в электронном письме, содержащем квитанцию.
3. Многие счета и заявления отправляются не в виде вложений в электронные письма, а в виде гиперссылок. Если вы измените свой банк или другого поставщика услуг, эти гиперссылки могут быть недоступны в дальнейшем.

Советы по улучшению управления записями

Результаты исследования предлагают набор методов, которые могут помочь вам контролировать свои электронные записи и предотвратить стресс или финансовые потери:

• сортируйте электронную почту по папкам по категориям или сохраняйте записи в папках в облаке или на компьютере;
• загружать документы, которые не прикреплены к электронным письмам и не отправлены вам, например, счета за коммунальные услуги и все ваши платежные ведомости;
• помещайте важные обновления в свой календарь в качестве напоминания и удалите нежелательную почту и отпишитесь от рассылок, чтобы ваш почтовый ящик можно было преобразовать в список дел.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы не пропустить важные новости. Подписаться на канал в Viber можно здесь.